Programați o analizăProgramați

Facturile din SPV ale tuturor clienților, preluate automat

Facturile din SPV sunt sortate pe client, verificate și pregătite pentru programul fiecăruia, documentele lipsă sunt cerute automat, iar la final primiți situația lunii, client cu client. Încercați acum, pe facturile clienților dumneavoastră.

sau trageți-le aici facturile din SPV + lista clienților (opțional)
Fără cont · fără instalare

Ce fișiere încărcați

  1. Facturile din SPVnecesar

    XML-urile sau arhivele ZIP descărcate din SPV, pentru unul sau mai mulți clienți, primite și emise; demo-ul le împarte pe clienți după CUI. Arhivele nu trebuie dezarhivate.

    .zip, .xml

  2. Lista cliențiloropțional

    Portofoliul: fiecare client cu programul de contabilitate și documentele pe care le așteptați lunar (de exemplu „extras bancar, registru de casă”).

    Coloane: Client, CUI, Program (utile: Email, Documente lunare)

    CSV, Excel (.xlsx)

  3. Documentele primiteopțional

    Registrul documentelor primite de la clienți; ce lipsește față de lista clienților primește un reminder.

    Coloane: Client, Document, Perioadă sau Primit la

    CSV, Excel (.xlsx)

Alegeți toate fișierele deodată (Ctrl + clic) sau trageți-le împreună pe pagină. Coloanele se recunosc după nume, în română sau în engleză, în orice ordine; tabelele pot fi și foi diferite ale aceluiași Excel.

Datele rămân la dumneavoastră. Fișierele sunt citite doar în browser, pe acest dispozitiv, și nu sunt trimise nicăieri: nimeni nu le poate vedea, nici echipa Reflex Logic. La închiderea paginii se șterg.

Demo

Rezultatul, client cu client

Facturile sunt sortate pe client după CUI. Cele care trec verificările sunt gata pentru programul clientului; excepțiile și documentele lipsă ajung la contabil, cu motivul indicat.

jurnal ·portofoliuîn așteptare

Rezultat

0clienți, fiecare cu facturile lui
0facturi preluate din SPV
0gata de înregistrare, fără intervenție
0de urmărit: facturi la contabil și documente cerute clienților

Citirea și verificarea durează câteva milisecunde pe factură; jurnalul este încetinit intenționat, ca să poată fi urmărit.

Demo și implementare

Ce se schimbă la dumneavoastră și ce rămâne la contabil

Verificările sunt aceleași ca în demo. Diferă de unde vin facturile și documentele și în ce programe ajung.

  • În demo

    Încărcați de mână XML-urile din SPV și lista clienților.

    În implementare

    Facturile se descarcă zilnic din SPV, prin interfața oficială ANAF, pentru fiecare CUI la care aveți acces.

  • În demo

    Furnizorii se verifică doar pentru firmele din exemplu, iar documentele primite vin dintr-un tabel.

    În implementare

    Furnizorii se verifică în evidența fiecărui client, iar documentele se preiau din email sau din portal, pe client și pe lună.

  • În demo

    Înregistrarea în Saga, WinMentor sau SmartBill, reminderele și situația lunii sunt simulări.

    În implementare

    Notele contabile intră în firma corespunzătoare din program, reminderele pleacă singure înainte de termen, iar situația lunii o primiți pe 1 ale lunii.

Decizia contabilului

  • Furnizor nou sau date neclare
  • Articol sau cont fără corespondent
  • Plată care nu poate fi asociată cu certitudine
  • Orice regulă specifică unui client

Regulile și pragurile se stabilesc pentru fiecare client. Fiecare excepție vine cu motivul și cu documentele asociate.

Stabilim împreună cu ce clienți și ce programe începem și ce se verifică automat la fiecare: o discuție de 30 de minute, fără obligații.

Programați o analiză
Funcționează cu
  • e-Factura SPV ANAF
  • Saga
  • WinMentor
  • SmartBill
  • Oblio
  • Nexus ERP
  • Extrase bancare
  • Microsoft 365
  • Google Workspace
  • alt program cu API, bază de date sau import

Metoda de integrare depinde de program și de versiune: API, acolo unde există, import de fișiere sau scriere în baza de date. O stabilim în analiză, după ce cunoaștem modul dumneavoastră de lucru.

Ce automatizăm pentru fiecare program

Problema

Aceiași pași, repetați pentru fiecare client

Fiecare client nou adaugă aceleași ore de descărcat, introdus și verificat. Volumul crește odată cu portofoliul, iar închiderea lunii se comprimă în câteva zile.

  • SPV, client cu client

    Facturile se descarcă separat pentru fiecare CUI și se introduc manual în firma corespunzătoare din programul de contabilitate.

  • Documente care vin târziu

    Extrasele, bonurile și contractele se cer pe email și la telefon, de mai multe ori, iar o parte ajung abia în ultimele zile înainte de termen.

  • Ore care nu se pot factura

    Timpul petrecut cu introducerea datelor nu se poate factura la valoarea consultanței, iar creșterea portofoliului înseamnă angajări noi.

Costul exact depinde de numărul de clienți și de facturi.Calculați cu cifrele dumneavoastră

Cum funcționează

Ce face automatizarea pentru fiecare client

Aceleași automatizări pe care le construim pentru companii, aplicate pe tot portofoliul. Regulile se pot stabili separat pentru fiecare client.

  1. 01

    Facturile din SPV

    Zilnic, pentru fiecare CUI la care aveți acces în SPV, facturile noi sunt descărcate prin interfața oficială ANAF și sortate pe client și pe lună.

    XML + PDF, pe client
  2. 02

    Înregistrare

    Facturile care trec verificările (furnizor cunoscut, fără dubluri, sume și TVA corecte) sunt înregistrate în firma corespunzătoare din programul de contabilitate.

    notă contabilă
  3. 03

    Extrase și încasări

    Plățile din extrasele de cont sunt asociate automat facturilor; cele care nu pot fi identificate cu certitudine ajung la contabil.

    încasări asociate
  4. 04

    Documente lipsă

    Clienții care nu au trimis extrasul sau alte documente primesc un reminder automat, cu lista a ceea ce lipsește, înainte de termen.

    reminder, pe client
  5. 05

    Situația lunii

    La început de lună primiți, pentru fiecare client, ce s-a procesat, ce excepții au rămas și ce documente lipsesc încă.

    raport pe client
Calculator

Cât vă costă procesarea facturilor, azi și după automatizare?

Introduceți numărul total de facturi ale clienților dumneavoastră într-o lună. Adăugați apoi ipotezele pentru după automatizare: rezultatul este o estimare orientativă, pe care o verificăm împreună în analiză.

Situația de azi

min
RON
Ipoteze după automatizare Verificare, excepții și costuri · ajustați
min
%
Dacă nu cunoașteți costul, păstrați valoarea orientativă sau solicitați o analiză. Cu 0 RON vedeți doar timpul economisit.
RON
RON

Costul implementării se stabilește după analiza procesului.

Cum calculăm

Ore pe lună = volum × minute ÷ 60. Cost în prezent = ore × cost orar. După automatizare, excepțiile (procentul ales, rotunjit la documente întregi) se lucrează manual ca azi, iar restul documentelor doar se verifică: cost după = verificare × cost orar + excepții × cost orar + costul lunar al automatizării. Economia = cost în prezent − cost după; pe an = economia lunară × 12. Recuperarea investiției = investiție ÷ economia lunară, calculată doar cu o investiție introdusă și o economie pozitivă. O zi de lucru are 8 ore. Cifrele de după automatizare sunt ipoteze, nu rezultate măsurate; nu includem costul erorilor sau al întârzierilor.

estimareazi și după automatizare

Economie potențială estimată

900 RONpe lună

10.800 RONpe an

În prezent1.800 RON

După automatizare900 RON

Verificare: 240 facturi × 1 min
240 RON
Excepții: 60 facturi × 6 min
360 RON
Costul automatizării
300 RON

20 ore recuperate lunar ≈ 2,5 zile de lucru

Timp recuperat anual
240 ore
Recuperarea investiției
după analiză
Discutăm cifrele în analiză

Estimare orientativă, din cifrele introduse de dumneavoastră. Nu este o economie sau o rentabilitate garantată.

Trimiteți-mi calculul pe email

Primiți cifrele de mai sus pe email. Adresa ajunge și la noi, ca să vă putem răspunde dacă aveți întrebări; nu vă abonăm la nimic. Detalii

Întrebări frecvente

Ce întreabă firmele de contabilitate

Funcționează pentru toți clienții, din același loc?

Da. Automatizarea lucrează pe rând pentru fiecare CUI la care aveți acces în SPV și păstrează separat facturile, înregistrările și rapoartele fiecărui client. Regulile se pot stabili diferit de la un client la altul.

Cum se face accesul la SPV pentru clienți?

Prin interfața oficială pusă la dispoziție de ANAF pentru e-Factura. Accesul se autorizează cu certificatul digital al persoanei împuternicite în SPV pentru clienții respectivi; ulterior, facturile se descarcă fără intervenție, până la reînnoirea periodică a autorizării.

Trebuie să schimbăm programul de contabilitate?

Nu. Automatizarea lucrează cu programele pe care le folosiți deja, chiar dacă diferă de la un client la altul: Saga, WinMentor, SmartBill, Oblio sau altul. Metoda de integrare (API, import de fișiere sau baza de date) o stabilim după ce analizăm programele și versiunile utilizate.

Programul nostru are deja import din e-Factura. Ce aduce în plus automatizarea?

Importul fiecărui program lucrează firmă cu firmă. Automatizarea adaugă o singură preluare pentru tot portofoliul: facturile tuturor clienților sunt sortate după CUI și ajung în programul fiecăruia, chiar dacă clienții folosesc programe diferite. În plus, fiecare factură este verificată, excepțiile ajung la contabil cu motivul indicat, iar documentele lunare lipsă sunt cerute automat clienților. Dacă importul acoperă deja ce vă trebuie, vă spunem în analiză.

Datele clienților noștri ajung la servicii AI externe?

Numai dacă stabilim asta împreună, în scris, înainte de implementare. Datele facturilor se citesc din fișierul XML, fără AI. Acolo unde folosim AI, automatizarea poate rula integral pe serverele firmei dumneavoastră. Detalii în pagina Securitate și date.

Putem începe cu câțiva clienți?

Da. Putem porni cu un singur proces și câțiva clienți, verificăm împreună rezultatele, apoi extindem la restul portofoliului.

Cât durează implementarea?

Depinde de numărul de programe de contabilitate și de regulile de verificare. Un flux care preia și arhivează facturile din SPV este mai simplu decât unul care le și înregistrează și le asociază cu extrasele. După analiză primiți o estimare concretă.

Cât costă?

Costul depinde de proces, numărul de sisteme implicate și complexitatea automatizării. Începem cu o analiză a procesului, după care vă putem oferi o estimare clară a implementării.

Ce mai rezolvăm

Procesele pe care le automatizăm

Contact

Analizăm împreună fluxul firmei dumneavoastră

Precizați câți clienți aveți, ce programe de contabilitate folosiți și câte facturi procesați lunar.

SunațiWhatsApp

Datele sunt folosite doar pentru a vă răspunde (Politica de confidențialitate).

Urmează o analiză gratuită de 30 de minute, apoi primiți harta procesului și o estimare de durată și cost.

Sau programați direct o analiză
Analiză gratuită · 30 min

Programați o analiză

După analiză primiți harta procesului, ce merită automatizat și o estimare de durată și cost.

Ce ați vrea să automatizați?

Alegeți una sau mai multe variante.

Pasul 1 din 2