Ce primiți după analiza gratuită
După discuția de 30 de minute primiți un document scurt, ca acesta: cum arată procesul azi, ce se poate automatiza, ce rămâne la echipă și ce este nevoie pentru implementare.
Exemplu pe o firmă fictivă. Client Demo SRL este firma din demo-ul facturilor; cifrele sunt ilustrative. Documentul real are cifrele procesului dumneavoastră.
- Proces analizatFacturile de la furnizori
- Volum~300 de facturi pe lună
- ProgrameSPV, Saga, comenzile în Excel
- Timp azi~30 de ore pe lună
1. Cum arată procesul azi
Fiecare factură trece prin cinci pași, făcuți de mână. Timpii sunt cei estimați împreună cu echipa în discuție.
| Pas | Cine | Timp pe factură |
|---|---|---|
| Descărcarea din SPV și salvarea PDF-ului | Contabilitate | 1 min |
| Căutarea comenzii în Excel și a recepției | Achiziții | 2 min |
| Verificarea prețului, a cantității și a TVA | Contabilitate | 1,5 min |
| Introducerea în Saga | Contabilitate | 1 min |
| Arhivarea pe disc | Contabilitate | 0,5 min |
| Total: 300 de facturi × 6 minute | ~30 de ore pe lună | |
Ce am observat:
- Facturile se descarcă o dată pe lună; în SPV ele stau doar 60 de zile (de ce contează).
- Diferențele de preț față de comandă se descoperă abia la plată.
- Aceeași factură a fost introdusă de două ori, după ce furnizorul a retrimis-o.
2. Ce propunem să automatizăm
- Preluarea zilnică din SPV și arhivarea XML-ului și a PDF-ului în folderul de arhivă.
- Citirea exactă din XML, fără AI, și verificările: CUI, IBAN, dubluri, totaluri, TVA pe cote (lista completă).
- Potrivirea cu comanda și cu recepția, din exportul de comenzi.
- Nota contabilă propusă și importul în Saga, doar pentru facturile fără excepții.
3. Ce rămâne la echipă
Automatizarea nu decide singură acolo unde o greșeală ar costa. Aceste cazuri ajung la persoana desemnată, cu motivul indicat:
- furnizor nou sau IBAN schimbat;
- preț peste cel din comandă, peste pragul stabilit (de exemplu 2%);
- factură fără comandă sau fără recepție;
- note de credit și facturi în valută.
Pragurile și regulile le stabiliți dumneavoastră.
4. Estimarea timpului
| Azi | După automatizare | |
|---|---|---|
| Facturi tratate de mână | 300 | ~90 (excepțiile) |
| Timp lunar | ~30 h | ~10 h (excepțiile + verificarea jurnalului) |
În exemplu am presupus că 30% dintre facturi au o excepție. În analiza reală, procentul se estimează din facturile primite în ultimele luni, înainte de orice ofertă.
5. Ce este nevoie pentru implementare
- Autorizarea accesului la SPV, cu certificatul digital al firmei sau al unei persoane împuternicite.
- Versiunea și licența Saga, ca să stabilim cum se face importul.
- Exportul comenzilor și al recepțiilor, sau acces de citire la locul unde sunt ținute.
- O persoană desemnată pentru excepții.
Detalii despre acces și date: Securitate și date.
6. Etapele
- Proiectare: regulile, pragurile și cine primește excepțiile, stabilite împreună.
- Construire și testare: fluxul se testează pas cu pas, pe facturi reale, înainte de lansare.
- Lansare: validăm rezultatele cu echipa, apoi pornim fluxul.
- După lansare: documentație, predare echipei, monitorizare și alerte, mentenanță.
În documentul real, aici apar durata fiecărei etape, costul implementării și costul lunar al mentenanței. Le stabilim după analiză, când știm sistemele și volumul.
Citiți și
Încercați pe facturile dumneavoastră
Exemplul pornește de la demo-ul facturilor: încărcați XML-urile din SPV și vedeți verificările, în browser. Pentru documentul acesta pe procesul dumneavoastră, programați analiza gratuită de 30 de minute.