Confirmările de sold la închiderea anului, fără extrase scrise de mână
Din fișa partenerilor aflați cine primește extras de cont, primiți textul gata de trimis și, când vin răspunsurile, vedeți diferențele document cu document. La contabil ajung doar diferențele și clienții posibil incerți. Încercați acum, pe fișa dumneavoastră.
Ce fișiere încărcați
-
Fișa partenerilornecesar
Documentele deschise la data soldului, din programul de contabilitate: partener, CUI, tip sau cont (4111, 401), document, data, scadența, sold; opțional emailul.
.xlsx, .csv
-
Răspunsurile parteneriloropțional
Câte un fișier pe partener, cu documentele deschise la el (Document, Data, Sold) sau doar „Sold confirmat”. Partenerul se recunoaște după CUI sau denumire.
.xlsx, .csv
Puteți încărca întâi fișa și apoi răspunsurile, pe măsură ce vin: se adaugă la ce există.
Soldurile cu partenerii, confirmate pentru inventariere
Partenerii peste prag primesc extras de cont, răspunsurile se potrivesc document cu document, iar diferențele și clienții posibil incerți se opresc la contabil.
Rezultat
Potrivirea durează câteva milisecunde pentru sute de parteneri; jurnalul este încetinit intenționat, ca să poată fi urmărit.
Pragurile data soldului, pragul de semnificație, clienții incerți
Pragul de semnificație și tratamentul clienților incerți le stabilește firma, în procedura de inventariere (OMFP 2861/2009). Clienții posibil incerți primesc extras oricare ar fi soldul. La închiderea anului, data soldului este 31 decembrie.
Apăsați pe un partener pentru documente, la noi și la partener, decizie și textul extrasului. Nimic nu se trimite și nu se înregistrează din demo.
Ce se schimbă la dumneavoastră și ce rămâne la contabil
Regulile sunt aceleași ca în demo. Diferă sursa soldurilor, trimiterea extraselor și citirea răspunsurilor.
- În demo
Încărcați de mână fișa partenerilor și răspunsurile.
În implementareFișa se preia din programul de contabilitate la data soldului, iar răspunsurile se citesc din email, pe măsură ce vin.
- În demo
Trimiterea extraselor și a reamintirilor este simulată.
În implementareExtrasele pleacă de pe adresa firmei, cu PDF-ul pentru semnătură, iar partenerii care nu răspund primesc reamintiri la termen.
- În demo
Răspunsurile se citesc din tabele (CSV, Excel).
În implementareAI-ul citește și confirmările scanate sau răspunsurile scrise liber, iar contabilul vede doar diferențele.
Decizia contabilului
- Diferența dintre soldul nostru și cel al partenerului
- Plata în tranzit la data soldului
- Factura care apare doar la partener
- Clientul posibil incert (4118)
- Pragul de semnificație
- Ce intră în procesul-verbal al comisiei
Nimic nu se înregistrează automat. Fiecare diferență vine cu documentele de la ambele părți și cu o propunere; decizia și semnătura rămân la contabil și la comisie.
Stabilim împreună cum arată confirmările de sold la dumneavoastră: o discuție de 30 de minute, fără obligații.
Programați o analiză- Saga
- WinMentor
- SmartBill Conta
- Nexus ERP
- Charisma
- Excel
- Outlook / Gmail
- alt program, prin import de fișiere, bază de date sau API
Detalii tehnice instrumentele cu care construim
- n8n
- Make
- Power Automate
- Python
- C#
- PowerShell
Alegem instrumentul în funcție de proces și de mediul în care trebuie să ruleze: în cloud, pe serverele dumneavoastră sau hibrid.
Ce vă costă astăzi confirmările de sold
La final de an, aceleași zile: extrase scrise unul câte unul, emailuri trimise de mână, răspunsuri care vin în formate diferite și diferențe căutate rând cu rând.
Extrase de mână
Pentru fiecare partener peste prag, documentele deschise se copiază din fișă într-un extras, se trimit și se urmăresc până vine răspunsul.
Diferențe căutate
Răspunsul vine ca PDF, Excel sau email. Plata în tranzit, factura neprimită sau suma tastată greșit se găsesc comparând rând cu rând.
Inventar obligatoriu
Inventarierea anuală nu e opțională: lipsa ei sau o inventariere doar pe hârtie se amendează cu 3.000 - 20.000 lei, iar diferențele trebuie explicate în procesul-verbal.
Costul exact depinde de numărul de parteneri și de timpul pierdut cu fiecare confirmare.Calculați cu cifrele dumneavoastră
Pragul și potrivirea sunt reguli exacte. AI ajută doar la răspunsurile scanate sau scrise liber.
Fără AI
Calculate exact, din fișă:
- Cine primește extras de cont
- Potrivirea document cu document
- Plățile în tranzit la data soldului
- Reamintirile pentru cine nu răspunde
Cu AI
Acolo unde e nevoie de interpretare:
- Confirmările scanate sau semnate de mână
- Răspunsurile scrise liber, în email
- Explicația propusă pentru fiecare diferență
Cât vă costă confirmarea soldurilor, azi și după automatizare?
Introduceți trei valori despre partenerii pe care îi confirmați. Adăugați apoi ipotezele pentru după automatizare: rezultatul este o estimare orientativă, pe care o verificăm împreună în analiză.
Economie potențială estimată
340 RONpe lună
4.080 RONpe an
În prezent800 RON
După automatizare460 RON
- Verificare: 32 parteneri × 0 min
- 0 RON
- Excepții: 8 parteneri × 20 min
- 160 RON
- Costul automatizării
- 300 RON
10,7 ore recuperate lunar ≈ 1,3 zile de lucru
- Timp recuperat anual
- 128 ore
- Recuperarea investiției
- după analiză
Estimare orientativă, din cifrele introduse de dumneavoastră. Nu este o economie sau o rentabilitate garantată.
Trimiteți-mi calculul pe email
Despre confirmările de sold
Fișele încărcate în demo sunt trimise undeva?
Nu. Demo-ul rulează integral în browserul dumneavoastră: fișa partenerilor și răspunsurile sunt citite pe calculatorul dumneavoastră și dispar când închideți pagina. Nu sunt încărcate pe serverul nostru și nu ajung la parteneri. Trimiterea extraselor și a reamintirilor din demo este simulată.
Ce fișiere pot încărca în demo?
Fișa partenerilor la data soldului, exportată din programul de contabilitate în Excel sau CSV, cu un rând pe document deschis: partenerul, CUI-ul, tipul sau contul (client, furnizor, 4111, 401), documentul, data, scadența și soldul; opțional emailul. Apoi, pe măsură ce vin, răspunsurile partenerilor: tabelul documentelor deschise la ei sau doar soldul confirmat.
Cine primește extras de cont?
Partenerii al căror sold atinge pragul de semnificație stabilit de firmă (în demo îl alegeți dumneavoastră; implicit 5.000 lei) și clienții posibil incerți, oricare ar fi soldul. Un client devine posibil incert când e marcat așa în fișă, e în contul 4118 sau are o factură restantă de mai mult de 180 de zile; pragul de zile se poate schimba.
Cum se potrivesc răspunsurile?
Document cu document: întâi după numărul exact, apoi după cifrele din număr. Fiecare document iese confirmat, cu suma diferită, doar la noi sau doar la partener. O plată înregistrată de partener în ultimele zile dinaintea datei soldului e semnalată ca probabil în tranzit. Un răspuns care are doar soldul se compară pe total.
Cine decide ce se întâmplă cu o diferență?
Contabilul. Demo-ul propune varianta probabilă: o plată în tranzit se explică în procesul-verbal, o factură care lipsește se cere partenerului, iar o sumă diferită se verifică pe document. Nimic nu se înregistrează automat.
Ce face automatizarea în plus față de demo?
Preia fișa partenerilor din programul de contabilitate, trimite extrasele de pe adresa firmei, citește răspunsurile pe măsură ce vin (și pe cele scanate, cu AI), trimite reamintiri celor care nu răspund și pregătește situația pentru comisia de inventariere. Pentru firmele de contabilitate, același flux rulează pentru fiecare client.
Se poate folosi și în afara închiderii anului?
Da. Inventarierea anuală are loc la 31 decembrie, dar confirmările de sold se pot face la orice dată: la sfârșit de trimestru, înainte de un audit sau când o restanță se prelungește. Demo-ul lucrează cu data soldului pe care o alegeți.
Trebuie să schimbăm programul de contabilitate?
Nu. Automatizarea lucrează cu programul pe care îl aveți, prin export, bază de date sau API: Saga, WinMentor, SmartBill Conta, Nexus ERP sau altul. Fișa partenerilor există în orice program de contabilitate.
Cât costă?
Costul depinde de proces, numărul de sisteme implicate și complexitatea automatizării. Începem cu o analiză a procesului, după care vă putem oferi o estimare clară a implementării.
Nu ați găsit răspunsul?Întrebați-ne direct sau programați o analiză
Alte procese pe care le automatizăm
- Facturile de la furnizori sunt procesate manualFacturile din SPV pot fi citite, verificate și înregistrate automat în contabilitate.
- Facturile emise ajung respinse în SPVFacturile pot fi verificate înainte de trimitere și urmărite până la validare, în termenul de 5 zile lucrătoare.
- Încasările și restanțele sunt urmărite manualPlățile pot fi asociate automat facturilor, iar clienții cu restanțe pot primi remindere programate.
- Plățile se introduc manual în internet bankingFacturile scadente pot intra automat în plată, cu IBAN-ul verificat și fișierul gata pentru bancă.
- Borderourile de ramburs se potrivesc de mână cu facturileFiecare poziție din borderou își poate găsi automat factura, iar încasările ajung gata de înregistrare.
- Raportul lunar durează zile întregiRaportul poate fi generat automat și trimis conducerii la o dată fixă, de exemplu pe 1 ale lunii.
- Solicitările clienților se pierd în căsuța de emailSolicitările pot fi înregistrate în CRM și atribuite persoanei responsabile, cu un răspuns propus.
- Aceeași comandă este introdusă în mai multe programeComanda poate fi preluată automat în ERP, cu rezervarea stocului, factura și AWB-ul.
- Facturile și AWB-urile se fac de mânăComenzile pot fi verificate automat, iar AWB-ul și factura ies fără tastare; adresele nesigure ajung la un om.
- Aprobările și documentele circulă pe email, fără evidențăCererile pot ajunge direct la aprobator, iar clienții noi pot fi înregistrați automat în CRM.
- Jurnalul de TVA se verifică manual cu SPVJurnalele pot fi comparate automat cu facturile din e-Factura, iar diferențele ajung la contabil înainte de decont.
- Pontajul se copiază manual în ExcelOrele pot fi împărțite automat în normale, suplimentare, de noapte și de sărbătoare, gata pentru salarizare.
- Termenele REGES se țin minte sau în ExcelTermenul fiecărei angajări, modificări sau încetări poate fi socotit automat, cu reminder înainte și dovada păstrată.
- Transporturile se declară de mână în e-TransportAvizele pot fi verificate și declarate automat, iar codul UIT ajunge pe aviz și la șofer.
- Decontul precompletat nu se compară cu cel depusD300 și P300 pot fi comparate automat, rând cu rând, iar cauzele rămân într-o notă internă.
- Comenzile de pe WhatsApp se tastează de mânăMesajele și apelurile pot deveni linii de comandă în ERP, iar ce e neclar ajunge la un om.
- Comenzile Shopify se copiază de mână în FGO și la curierFiecare comandă poate deveni AWB, factură și email către client, iar adresele nesigure ajung la un om.
- Facturile de transport așteaptă POD-urileScanurile CMR/POD pot fi potrivite automat cu comenzile, iar cursele fără document apar într-o listă.
- Documentele flotei se urmăresc într-un ExcelITP, RCA, rovinietă, atestate și carduri pot fi urmărite automat, cu reminder înainte să expire.
- Extrasul de carburant nu ajunge pe curseFiecare alimentare poate fi repartizată automat pe camion și cursă, iar anomaliile ajung la un om.
- Ofertele se calculează zile întregi în ExcelDin lista de materiale, manoperă, regie și marjă poate ieși oferta, cu prețurile vechi semnalate.
- Stocul se actualizează de mână pe fiecare marketplaceStocul și prețul din WinMentor pot ajunge singure pe eMAG, Trendyol și Altex, iar excepțiile la un om.
- Licitațiile se caută de mână în fiecare ziAnunțurile potrivite pot ajunge într-un email zilnic, cu motivul și termenul fiecăruia.
- Alt proces decât cele prezentateDescrieți-l pe scurt și vă spunem dacă merită automatizat.
Analizăm împreună confirmările de sold la dumneavoastră
Precizați câți clienți și furnizori aveți cu sold la final de an, ce program de contabilitate folosiți și cum primiți acum răspunsurile.
SunațiWhatsAppMulțumim!
Am primit mesajul. Vă răspundem cât mai curând și, dacă procesul se potrivește, stabilim împreună o analiză gratuită de 30 de minute.
Urmează o analiză gratuită de 30 de minute, apoi primiți harta procesului și o estimare de durată și cost.
Sau programați direct o analiză