Plățile din extras, asociate automat facturilor
Preluăm extrasul bancar, asociem fiecare plată facturii corespunzătoare, inclusiv plățile fără referință sau parțiale, și o marcăm ca achitată în ERP; clienții cu restanțe primesc remindere. Încercați acum, pe extrasul dumneavoastră.
Ce fișiere încărcați
-
Extrasul de contnecesar
Din internet banking, exportul tranzacțiilor pe perioada dorită. Încasările se asociază facturilor; plățile ieșite intră doar în nota contabilă propusă.
Coloane: Data, Credit sau Sumă, Detalii plată (la CSV și Excel)
CSV, Excel (.xlsx), MT940, CAMT.053 (.xml)
-
Facturile emisenecesar
Lista facturilor emise sau neîncasate, din programul de facturare; ori XML-urile facturilor emise, descărcate din SPV.
Coloane: Număr, Client, Total, Scadență (utile: CUI, Rest de plată, Email)
CSV, Excel (.xlsx), .xml, .zip
-
Comenzile și deconturileopțional
Pentru magazinele online: exportul comenzilor (comandă, AWB, total, plata, stare) și borderoul de ramburs al curierului sau raportul procesatorului de plăți cu cardul.
Coloane: Comandă sau AWB, Sumă, Taxă sau Comision
CSV, Excel (.xlsx)
Alegeți toate fișierele deodată (Ctrl + clic) sau trageți-le împreună pe pagină. Coloanele se recunosc după nume, în română sau în engleză, în orice ordine; tabelele pot fi și foi diferite ale aceluiași Excel.
Rezultatul, plată cu plată
Plățile asociate sigur unei facturi se marchează automat; celelalte se opresc la un om, cu facturile care le-ar putea corespunde.
Rezultat
Citirea și asocierea durează câteva milisecunde; jurnalul este încetinit intenționat, ca să poată fi urmărit.
Înainte în fiecare săptămână, extrasul bancar este comparat rând cu rând cu facturile emise, plățile sunt marcate manual în ERP, iar clienții cu facturi restante sunt urmăriți telefonic și prin emailuri individuale.
Automat
Plățile din extras
Facturile emise, după asociere
Rambursurile curierilor și plățile cu cardul
Nota contabilă propusă pentru tot extrasul
Fiecare rând din extras, și plățile ieșite: comisioane, salarii, furnizori, bugetul de stat. Conturile sunt propuneri după reguli simple; ce e marcat „de ales” rămâne la contabil (la buget, contul depinde de declarația plătită). În implementare, regulile se potrivesc pe planul de conturi al firmei, iar nota intră direct în programul de contabilitate.
Apăsați pe o plată pentru verificări și alocare, sau pe o factură pentru textul reminderului.
Ce se schimbă la dumneavoastră și ce rămâne la echipă
Regulile de asociere și calculul restanțelor sunt aceleași ca în demo. Diferă sursa fișierelor și locul unde ajung rezultatele.
- În demo
Încărcați de mână extrasul și lista facturilor.
În implementareExtrasul se preia zilnic din internet banking sau prin API, iar facturile deschise direct din ERP.
- În demo
Marcarea în ERP și trimiterea reminderelor sunt simulări.
În implementareFacturile se marchează achitate în ERP, iar reminderele pleacă pe email, cu factura atașată.
- În demo
Asocierea folosește doar reguli: referința, suma, CUI-ul și denumirea.
În implementareAI-ul interpretează referințele formulate liber, iar IBAN-urile plătitorilor sunt învățate din plățile anterioare.
Decizia echipei
- Plată fără factură corespunzătoare
- Sumă care nu corespunde niciunei combinații de facturi
- Client cu acord special de plată
- Restanță semnificativă, care necesită un contact telefonic
Pragurile și regulile sunt stabilite de dumneavoastră. Fiecare plată neidentificată este însoțită de facturile care i-ar putea corespunde.
Partea cealaltă, banii care pleacă: plățile către furnizori, cu IBAN-ul verificat față de plățile anterioare
Stabilim împreună ce se verifică automat în procesul dumneavoastră: o discuție de 30 de minute, fără obligații.
Programați o analiză- Banca Transilvania
- BCR
- ING
- Raiffeisen
- BRD
- SmartBill
- Saga
- WinMentor
- Oblio
- Nexus ERP
- altă bancă sau alt ERP cu export
Detalii tehnice instrumentele cu care construim
- n8n
- Make
- Power Automate
- Python
- C#
- PowerShell
Alegem instrumentul în funcție de proces și de mediul în care trebuie să ruleze: în cloud, pe serverele dumneavoastră sau hibrid.
Ce vă costă astăzi urmărirea încasărilor
Extrasul bancar și lista facturilor emise sunt comparate rând cu rând. Pe măsură ce volumul crește, cresc și timpul necesar și riscul ca o restanță să treacă neobservată.
Extrasul, verificat rând cu rând
Fiecare încasare este căutată manual printre facturile emise, mai ales când clientul nu a menționat numărul facturii.
Restanțe identificate târziu
Facturile neîncasate devin vizibile abia la întocmirea situației, iar reminderele de plată sunt trimise neregulat, individual.
Solduri neactualizate
Până la marcarea plăților, soldurile din ERP nu sunt actuale, iar departamentele de vânzări și financiar lucrează cu cifre diferite.
Costul exact depinde de volum și de timpul alocat fiecărei operațiuni.Calculați cu cifrele dumneavoastră
Majoritatea plăților se asociază pe baza regulilor. AI intervine doar acolo unde referința lipsește.
Fără AI
Asocieri sigure, pe baza datelor exacte:
- Număr de factură în referință
- Sumă identică
- CUI sau IBAN cunoscut
- Scadențe
Cu AI
Acolo unde plata nu indică clar factura achitată:
- Referințe formulate liber
- Plăți pentru mai multe facturi
- Plătitor diferit de client
Cât vă costă urmărirea încasărilor, azi și după automatizare?
Introduceți trei valori despre încasările de verificat. Adăugați apoi ipotezele pentru după automatizare: rezultatul este o estimare orientativă, pe care o verificăm împreună în analiză.
Economie potențială estimată
340 RONpe lună
4.080 RONpe an
În prezent1.200 RON
După automatizare860 RON
- Verificare: 320 încasări × 1 min
- 320 RON
- Excepții: 80 încasări × 3 min
- 240 RON
- Costul automatizării
- 300 RON
10,7 ore recuperate lunar ≈ 1,3 zile de lucru
- Timp recuperat anual
- 128 ore
- Recuperarea investiției
- după analiză
Estimare orientativă, din cifrele introduse de dumneavoastră. Nu este o economie sau o rentabilitate garantată.
Trimiteți-mi calculul pe email
Despre automatizarea încasărilor
Fișierele încărcate în demo sunt trimise undeva?
Nu. Demo-ul rulează integral în browserul dumneavoastră: extrasul și lista facturilor sunt citite pe calculatorul dumneavoastră și dispar când închideți pagina. Nu sunt încărcate pe serverul nostru și nu ajung la servicii externe.
Ce fișiere pot încărca în demo?
Extrasul exportat din internet banking, ca CSV, MT940 sau XML (CAMT.053), și lista facturilor emise neîncasate, exportată din programul de facturare ca CSV sau Excel (.xlsx), cu numărul facturii, clientul, totalul, scadența și, dacă există, restul de plată. Merg și fișierele XML ale facturilor emise, descărcate din SPV, inclusiv arhivele ZIP.
De ce ajunge o plată la verificare în demo?
Demo-ul asociază doar pe baza regulilor: numărul facturii din detaliile plății, suma, CUI-ul și denumirea clientului. O plată fără referință, de la un plătitor necunoscut sau cu o sumă care nu corespunde unei facturi se oprește la un om, cu facturile posibile. În implementare, AI-ul interpretează și referințele formulate liber, iar IBAN-urile plătitorilor sunt învățate din plățile anterioare.
Trebuie să schimbăm banca sau programul de facturare?
Nu. Lucrăm cu extrasul băncii pe care o folosiți (export CSV sau MT940 ori API, acolo unde există) și cu programul de facturare sau ERP-ul existent.
Ce se întâmplă cu o plată pe care automatizarea nu o identifică?
Nu se marchează nimic automat. Plata este transmisă persoanei desemnate, împreună cu facturile care i-ar putea corespunde, pentru o decizie rapidă.
Putem controla conținutul reminderelor?
Da. Textul, tonul, momentul transmiterii (de exemplu, la 3, 10 și 20 de zile după scadență) și clienții exceptați sunt stabiliți de dumneavoastră. Reminderele pot fi trimise automat sau după aprobare.
Automatizarea are acces la contul bancar?
Nu necesită drepturi de plată. Lucrează exclusiv cu extrasul, cu drept de citire, și cu drepturi minime în ERP. Fiecare execuție este înregistrată în jurnal.
Cât durează implementarea?
Depinde de bancă, de ERP și de claritatea referințelor de plată. După analiză primiți o estimare concretă.
Cât costă?
Costul depinde de proces, numărul de sisteme implicate și complexitatea automatizării. Începem cu o analiză a procesului, după care vă putem oferi o estimare clară a implementării.
Nu ați găsit răspunsul?Întrebați-ne direct sau programați o analiză
Alte procese pe care le automatizăm
- Facturile de la furnizori sunt procesate manualFacturile din SPV pot fi citite, verificate și înregistrate automat în contabilitate.
- Facturile emise ajung respinse în SPVFacturile pot fi verificate înainte de trimitere și urmărite până la validare, în termenul de 5 zile lucrătoare.
- Plățile se introduc manual în internet bankingFacturile scadente pot intra automat în plată, cu IBAN-ul verificat și fișierul gata pentru bancă.
- Confirmările de sold se fac de mână la final de anExtrasele de cont pot fi pregătite din fișa partenerilor, iar răspunsurile comparate automat, document cu document.
- Borderourile de ramburs se potrivesc de mână cu facturileFiecare poziție din borderou își poate găsi automat factura, iar încasările ajung gata de înregistrare.
- Raportul lunar durează zile întregiRaportul poate fi generat automat și trimis conducerii la o dată fixă, de exemplu pe 1 ale lunii.
- Solicitările clienților se pierd în căsuța de emailSolicitările pot fi înregistrate în CRM și atribuite persoanei responsabile, cu un răspuns propus.
- Aceeași comandă este introdusă în mai multe programeComanda poate fi preluată automat în ERP, cu rezervarea stocului, factura și AWB-ul.
- Facturile și AWB-urile se fac de mânăComenzile pot fi verificate automat, iar AWB-ul și factura ies fără tastare; adresele nesigure ajung la un om.
- Aprobările și documentele circulă pe email, fără evidențăCererile pot ajunge direct la aprobator, iar clienții noi pot fi înregistrați automat în CRM.
- Transporturile se declară de mână în e-TransportAvizele pot fi verificate și declarate automat, iar codul UIT ajunge pe aviz și la șofer.
- Jurnalul de TVA se verifică manual cu SPVJurnalele pot fi comparate automat cu facturile din e-Factura, iar diferențele ajung la contabil înainte de decont.
- Pontajul se copiază manual în ExcelOrele pot fi împărțite automat în normale, suplimentare, de noapte și de sărbătoare, gata pentru salarizare.
- Termenele REGES se țin minte sau în ExcelTermenul fiecărei angajări, modificări sau încetări poate fi socotit automat, cu reminder înainte și dovada păstrată.
- Decontul precompletat nu se compară cu cel depusD300 și P300 pot fi comparate automat, rând cu rând, iar cauzele rămân într-o notă internă.
- Comenzile de pe WhatsApp se tastează de mânăMesajele și apelurile pot deveni linii de comandă în ERP, iar ce e neclar ajunge la un om.
- Comenzile Shopify se copiază de mână în FGO și la curierFiecare comandă poate deveni AWB, factură și email către client, iar adresele nesigure ajung la un om.
- Facturile de transport așteaptă POD-urileScanurile CMR/POD pot fi potrivite automat cu comenzile, iar cursele fără document apar într-o listă.
- Documentele flotei se urmăresc într-un ExcelITP, RCA, rovinietă, atestate și carduri pot fi urmărite automat, cu reminder înainte să expire.
- Extrasul de carburant nu ajunge pe curseFiecare alimentare poate fi repartizată automat pe camion și cursă, iar anomaliile ajung la un om.
- Ofertele se calculează zile întregi în ExcelDin lista de materiale, manoperă, regie și marjă poate ieși oferta, cu prețurile vechi semnalate.
- Stocul se actualizează de mână pe fiecare marketplaceStocul și prețul din WinMentor pot ajunge singure pe eMAG, Trendyol și Altex, iar excepțiile la un om.
- Licitațiile se caută de mână în fiecare ziAnunțurile potrivite pot ajunge într-un email zilnic, cu motivul și termenul fiecăruia.
- Alt proces decât cele prezentateDescrieți-l pe scurt și vă spunem dacă merită automatizat.
Analizăm împreună modul în care urmăriți încasările
Precizați numărul lunar de încasări, banca și programul utilizate și modul în care transmiteți astăzi reminderele.
SunațiWhatsAppMulțumim!
Am primit mesajul. Vă răspundem cât mai curând și, dacă procesul se potrivește, stabilim împreună o analiză gratuită de 30 de minute.
Urmează o analiză gratuită de 30 de minute, apoi primiți harta procesului și o estimare de durată și cost.
Sau programați direct o analiză