Cum exportați extrasul de cont pentru asocierea plăților
Ca plățile să fie asociate automat cu facturile, extrasul trebuie exportat într-un format pe care un program îl poate citi. PDF-ul arată bine, dar nu se poate prelucra sigur. Iată ce să alegeți din internet banking.
1. Formatul
- CAMT.053 (XML): standardul european pentru extrase, cel mai bine structurat. Alegeți-l dacă banca îl oferă.
- MT940: format text mai vechi, acceptat de majoritatea programelor de contabilitate.
- CSV sau Excel: disponibil la aproape orice bancă; coloanele diferă de la o bancă la alta, dar se recunosc după nume.
- PDF: evitați-l pentru asociere; îl păstrați doar ca document.
2. Ce trebuie să conțină
- Data tranzacției.
- Suma: o coloană Credit (încasări) sau o singură coloană Sumă, cu semn.
- Detaliile plății: textul în care clientul scrie, de obicei, numărul facturii.
- Utile: numele și IBAN-ul plătitorului, moneda.
3. Perioada
Exportați aceeași perioadă ca facturile urmărite, plus câteva zile după ultima scadență: o plată întârziată tot trebuie asociată. Plățile ieșite pot rămâne în fișier; la asociere contează doar încasările.
4. Cum creșteți rata de asociere automată
- Rugați clienții, pe factură și în email, să treacă seria și numărul facturii în detaliile plății.
- Păstrați lista facturilor emise cu număr, client, CUI, total și scadență.
- Plățile pentru mai multe facturi sau plățile parțiale se asociază după sumă și client; cele neclare ajung la un om, cu facturile posibile.
În implementare
Extrasul se preia automat, cu drept doar de citire: automatizarea nu poate face plăți. Încasările asociate se marchează în ERP, iar reminderele pentru restanțe se pregătesc la termen. Detalii: Securitate și date.
Citiți și
Testați cu extrasul dumneavoastră
Încărcați extrasul și lista facturilor emise în demo-ul încasărilor sau lipiți tabelele direct din Excel. Totul rulează în browser.