Cereri și clienți noi, pe un flux clar, nu pe email
Cererile de achiziție, deconturile sau concediile ajung automat la persoana care le aprobă, iar după aprobare sunt înregistrate în ERP. Pentru clienții noi, datele sunt preluate de la ANAF, iar contractul și sarcinile echipei sunt generate fără copiere manuală. Încercați acum, pe cererile dumneavoastră.
Ce fișiere încărcați
-
Cererile internecel puțin unul
Răspunsurile exportate din Microsoft Forms sau Google Forms, ori registrul de cereri: achiziții, deconturi, concedii.
Coloane: Solicitant sau Departament, Tip sau Sumă (utile: Descriere, Furnizor, Documente)
CSV, Excel (.xlsx)
-
Clienții noicel puțin unul
Lista clienților de deschis în evidență, din formular sau din CRM.
Coloane: Denumire, CUI (utile: Persoana de contact, Email, Documente, Termen de plată)
CSV, Excel (.xlsx)
-
Bugetul pe departamenteopțional
Bugetul alocat (și cel consumat, dacă îl aveți), ca cererile să fie verificate față de el.
Coloane: Departament, Buget (util: Consumat sau Disponibil)
CSV, Excel (.xlsx)
Alegeți toate fișierele deodată (Ctrl + clic) sau trageți-le împreună pe pagină. Coloanele se recunosc după nume, în română sau în engleză, în orice ordine; tabelele pot fi și foi diferite ale aceluiași Excel.
Rezultatul, cerere cu cerere
Cererile complete ajung direct la aprobatorul stabilit de reguli, iar clienții noi intră în CRM cu contractul și sarcinile; celelalte se opresc la un om, cu motivul indicat.
Rezultat
Citirea și verificarea durează câteva milisecunde pe cerere; jurnalul este încetinit intenționat, ca să poată fi urmărit.
Înainte cererile și datele clienților noi circulă pe email și în mesaje, bugetul și documentele sunt verificate manual, aprobarea este urmărită prin mesaje repetate, iar datele sunt copiate pe rând în ERP, în CRM și în contract.
Automat
Apăsați pe o cerere pentru verificări, aprobator și mesajul primit de el; la un client nou, pentru datele de la ANAF, contract și sarcini. Regulile din demo: până la 2.000 RON aprobă șeful departamentului, până la 20.000 RON directorul, peste, directorul general; achizițiile de la 5.000 RON au nevoie de ofertă, iar clienții primesc plata la 30 de zile.
Ce se schimbă la dumneavoastră și ce rămâne la echipă
Verificările sunt aceleași ca în demo. Diferă de unde vin cererile, regulile de aprobare și programele în care ajung.
- În demo
Încărcați de mână exportul formularului sau registrul de cereri, iar regulile de aprobare sunt fixe.
În implementareCererea pornește singură din formular (Microsoft Forms, Google Forms, SharePoint sau portalul intern), cu aprobatorii și pragurile dumneavoastră.
- În demo
Datele de la ANAF apar doar pentru firmele din exemplu; la CUI-urile dumneavoastră se verifică cifra de control.
În implementareDenumirea, adresa, statutul TVA și starea firmei se preiau de la ANAF, pe baza CUI, iar AI-ul citește documentele încărcate.
- În demo
Aprobarea, ERP-ul, CRM-ul, contractul și notificările sunt simulări.
În implementareAprobatorul primește cererea în email sau în Teams și aprobă cu un click; comanda intră în ERP, clientul în CRM, iar contractul se generează din șablonul dumneavoastră.
Decizia echipei
- Aprobarea propriu-zisă, pentru sumele peste prag
- Buget depășit
- Documente lipsă sau neclare
- Client cu condiții speciale
Regulile de aprobare (cine aprobă și de la ce sumă) sunt stabilite de dumneavoastră. Fiecare etapă este înregistrată în jurnal: cine a aprobat și când.
Stabilim împreună cine aprobă, de la ce sumă și ce se verifică automat la fiecare cerere: o discuție de 30 de minute, fără obligații.
Programați o analiză- Microsoft 365 / Teams
- Google Workspace
- SharePoint
- HubSpot
- Pipedrive
- WinMentor
- SmartBill
- Nexus ERP
- ANAF (date firmă)
- alt ERP sau CRM cu API
Detalii tehnice instrumentele cu care construim
- n8n
- Make
- Power Automate
- Python
- C#
- PowerShell
Alegem instrumentul în funcție de proces și de mediul în care trebuie să ruleze: în cloud, pe serverele dumneavoastră sau hibrid.
Ce vă costă astăzi cererile și clienții noi
Fiecare cerere și fiecare client nou trec prin mai multe persoane. Între acestea, informația se pierde pe email, în mesaje sau pe hârtie.
Aprobări urmărite prin mesaje
Stadiul unei cereri nu este clar: solicitantul revine cu întrebări, aprobatorul caută emailul, iar achiziția întârzie.
Date introduse de mai multe ori
Datele unui client nou sunt solicitate prin email, apoi copiate în CRM, în contract și în facturare, de persoane diferite.
Etape omise
Un document lipsă sau o verificare omisă este descoperită târziu, după începerea colaborării.
Costul exact depinde de volum și de timpul alocat fiecărei operațiuni.Calculați cu cifrele dumneavoastră
Fluxurile interne funcționează pe reguli clare. AI intervine doar la citirea documentelor.
Fără AI
Pe bază de reguli, fără AI:
- Direcționare după sumă și departament
- Verificare buget
- Date firmă de la ANAF
- Contract din șablon
Cu AI
Acolo unde documentele trebuie interpretate:
- Date din documentele primite
- Documente incomplete sau neclare
- Rezumatul cererii pentru aprobator
Cât vă costă cererile și clienții noi, azi și după automatizare?
Introduceți trei valori despre cererile și clienții noi. Adăugați apoi ipotezele pentru după automatizare: rezultatul este o estimare orientativă, pe care o verificăm împreună în analiză.
Economie potențială estimată
900 RONpe lună
10.800 RONpe an
În prezent1.800 RON
După automatizare900 RON
- Verificare: 120 cereri × 2 min
- 240 RON
- Excepții: 30 cereri × 12 min
- 360 RON
- Costul automatizării
- 300 RON
20 ore recuperate lunar ≈ 2,5 zile de lucru
- Timp recuperat anual
- 240 ore
- Recuperarea investiției
- după analiză
Estimare orientativă, din cifrele introduse de dumneavoastră. Nu este o economie sau o rentabilitate garantată.
Trimiteți-mi calculul pe email
Despre aprobări și clienți noi
Fișierele încărcate în demo sunt trimise undeva?
Nu. Demo-ul rulează integral în browserul dumneavoastră: cererile, clienții noi și bugetul sunt citite pe calculatorul dumneavoastră și dispar când închideți pagina. Nu sunt încărcate pe serverul nostru și nu ajung la servicii externe, nici la ANAF.
Ce fișiere pot încărca în demo?
Exportul unui formular (Microsoft Forms, Google Forms) sau registrul de cereri, în CSV sau Excel, cu solicitantul, departamentul, tipul cererii și suma; ori lista clienților noi, cu denumirea, CUI-ul, persoana de contact și documentele. Opțional, bugetul pe departamente; fără el, bugetul se verifică doar în implementare. Puteți lipi și textul unei cereri sau datele unui client primite pe email.
De ce ajunge o cerere la verificare în demo?
Pentru că nu poate merge singură mai departe: suma depășește bugetul departamentului, lipsește un document sau o informație, CUI-ul clientului nu este valid ori clientul cere condiții speciale de plată. Cererile complete merg direct la aprobator. În implementare, persoana desemnată primește motivul și cererea originală și decide, ca la Decizia echipei.
Este necesară o aplicație nouă pentru aprobări?
Nu neapărat. Aprobarea poate fi acordată din email, din Teams sau dintr-un formular simplu. Folosim instrumentele de care echipa dispune deja.
Cine stabilește regulile de aprobare?
Dumneavoastră. Cine aprobă, de la ce sumă, ce se întâmplă în absența aprobatorului: le stabilim împreună în analiză, iar ulterior le puteți modifica.
De unde se preiau datele firmei pentru un client nou?
Din serviciul public ANAF, pe baza CUI: denumire, adresă, statut TVA. Clientul nu mai trebuie să le transmită, iar echipa nu le mai copiază.
Rămâne o evidență a aprobărilor?
Da. Fiecare cerere are un istoric complet: cine a solicitat, cine a aprobat, când și cu ce comentariu. Informațiile sunt utile pentru audit și pentru verificări ulterioare.
Cât durează implementarea?
Depinde de numărul tipurilor de cereri și de sistemele implicate. Un singur flux de aprobare, integrat cu ERP-ul, este cel mai simplu de implementat. După analiză primiți o estimare concretă.
Cât costă?
Costul depinde de proces, numărul de sisteme implicate și complexitatea automatizării. Începem cu o analiză a procesului, după care vă putem oferi o estimare clară a implementării.
Nu ați găsit răspunsul?Întrebați-ne direct sau programați o analiză
Alte procese pe care le automatizăm
- Facturile de la furnizori sunt procesate manualFacturile din SPV pot fi citite, verificate și înregistrate automat în contabilitate.
- Facturile emise ajung respinse în SPVFacturile pot fi verificate înainte de trimitere și urmărite până la validare, în termenul de 5 zile lucrătoare.
- Încasările și restanțele sunt urmărite manualPlățile pot fi asociate automat facturilor, iar clienții cu restanțe pot primi remindere programate.
- Plățile se introduc manual în internet bankingFacturile scadente pot intra automat în plată, cu IBAN-ul verificat și fișierul gata pentru bancă.
- Confirmările de sold se fac de mână la final de anExtrasele de cont pot fi pregătite din fișa partenerilor, iar răspunsurile comparate automat, document cu document.
- Borderourile de ramburs se potrivesc de mână cu facturileFiecare poziție din borderou își poate găsi automat factura, iar încasările ajung gata de înregistrare.
- Raportul lunar durează zile întregiRaportul poate fi generat automat și trimis conducerii la o dată fixă, de exemplu pe 1 ale lunii.
- Solicitările clienților se pierd în căsuța de emailSolicitările pot fi înregistrate în CRM și atribuite persoanei responsabile, cu un răspuns propus.
- Aceeași comandă este introdusă în mai multe programeComanda poate fi preluată automat în ERP, cu rezervarea stocului, factura și AWB-ul.
- Facturile și AWB-urile se fac de mânăComenzile pot fi verificate automat, iar AWB-ul și factura ies fără tastare; adresele nesigure ajung la un om.
- Transporturile se declară de mână în e-TransportAvizele pot fi verificate și declarate automat, iar codul UIT ajunge pe aviz și la șofer.
- Jurnalul de TVA se verifică manual cu SPVJurnalele pot fi comparate automat cu facturile din e-Factura, iar diferențele ajung la contabil înainte de decont.
- Pontajul se copiază manual în ExcelOrele pot fi împărțite automat în normale, suplimentare, de noapte și de sărbătoare, gata pentru salarizare.
- Termenele REGES se țin minte sau în ExcelTermenul fiecărei angajări, modificări sau încetări poate fi socotit automat, cu reminder înainte și dovada păstrată.
- Decontul precompletat nu se compară cu cel depusD300 și P300 pot fi comparate automat, rând cu rând, iar cauzele rămân într-o notă internă.
- Comenzile de pe WhatsApp se tastează de mânăMesajele și apelurile pot deveni linii de comandă în ERP, iar ce e neclar ajunge la un om.
- Comenzile Shopify se copiază de mână în FGO și la curierFiecare comandă poate deveni AWB, factură și email către client, iar adresele nesigure ajung la un om.
- Facturile de transport așteaptă POD-urileScanurile CMR/POD pot fi potrivite automat cu comenzile, iar cursele fără document apar într-o listă.
- Documentele flotei se urmăresc într-un ExcelITP, RCA, rovinietă, atestate și carduri pot fi urmărite automat, cu reminder înainte să expire.
- Extrasul de carburant nu ajunge pe curseFiecare alimentare poate fi repartizată automat pe camion și cursă, iar anomaliile ajung la un om.
- Ofertele se calculează zile întregi în ExcelDin lista de materiale, manoperă, regie și marjă poate ieși oferta, cu prețurile vechi semnalate.
- Stocul se actualizează de mână pe fiecare marketplaceStocul și prețul din WinMentor pot ajunge singure pe eMAG, Trendyol și Altex, iar excepțiile la un om.
- Licitațiile se caută de mână în fiecare ziAnunțurile potrivite pot ajunge într-un email zilnic, cu motivul și termenul fiecăruia.
- Alt proces decât cele prezentateDescrieți-l pe scurt și vă spunem dacă merită automatizat.
Analizăm împreună traseul cererilor dumneavoastră
Precizați ce cereri aprobați frecvent, cine le aprobă și cum sunt preluați clienții noi.
SunațiWhatsAppMulțumim!
Am primit mesajul. Vă răspundem cât mai curând și, dacă procesul se potrivește, stabilim împreună o analiză gratuită de 30 de minute.
Urmează o analiză gratuită de 30 de minute, apoi primiți harta procesului și o estimare de durată și cost.
Sau programați direct o analiză