Plățile către furnizori, pregătite fără greșeli de cont
Facturile scadente intră în plată în ordinea potrivită, cât permite suma disponibilă, iar un IBAN schimbat se oprește înainte să ajungă la bancă. La final primiți fișierul de plăți, gata de semnat. Încercați acum, pe fișierele dumneavoastră.
Ce fișiere încărcați
-
Facturile de plătitnecesar
Arhivele ZIP sau XML-urile din SPV, ori lista facturilor neachitate din Saga, WinMentor, SmartBill sau Excel: Furnizor sau CUI, Nr. factură, Scadență, Total sau Rest.
.zip, .xml, .xlsx, .csv
-
Extrasul de contrecomandat
Ultimele una-două luni. Din plățile anterioare se vede în ce cont ați plătit fiecare furnizor, iar soldul devine suma disponibilă.
.csv, .xlsx, MT940, CAMT.053
Alegeți toate fișierele deodată (Ctrl + clic) sau trageți-le împreună pe pagină: facturile, extrasul și lista furnizorilor se recunosc singure.
Plata de azi, verificată
Facturile scadente cu contul cunoscut intră singure în plată; un cont schimbat, un furnizor nou sau o posibilă plată dublă se opresc la un om, înainte de bancă.
Rezultat
Verificarea durează câteva milisecunde pentru sute de facturi; jurnalul este încetinit intenționat, ca să poată fi urmărit.
Înainte facturile se copiază una câte una în internet banking, cu IBAN-ul luat din ultima factură sau din email, fără să fie comparat cu plățile de până atunci.
Automat
Parametrii plății data, suma disponibilă, orizontul, contul din care plătiți
Suma disponibilă vine din soldul extrasului, iar contul firmei din antetul lui; le puteți schimba. Data plății sare peste weekend și sărbătorile legale.
Pentru fișierul de plăți e nevoie de contul firmei: scrieți IBAN-ul în parametrii de mai sus sau adăugați extrasul de cont.
Apăsați pe o factură pentru contul furnizorului, verificări, decizie și, după generarea fișierului, avizul de plată.
Ce se schimbă la dumneavoastră și ce rămâne la un om
Verificările și propunerea sunt aceleași ca în demo. Diferă sursa datelor și drumul fișierului până la bancă.
- În demo
Încărcați facturile și extrasul de mână.
În implementareFacturile vin zilnic din SPV sau din program, iar plățile anterioare din extrasul băncii, fără export manual.
- În demo
Fișierul de plăți se descarcă.
În implementarePlățile ajung în internet banking ca lot în așteptare, în formatul băncii dumneavoastră. Semnează tot un om, în bancă.
- În demo
Registrul furnizorilor inactivi este fictiv.
În implementareStarea fiecărui furnizor se verifică la ANAF în ziua plății, iar avizele pleacă după ce banca confirmă plata.
Decizia echipei
- IBAN diferit de contul plătit până acum, ori primul IBAN al unui furnizor nou
- Factură care pare deja plătită în extras
- Furnizor înscris ca inactiv la ANAF
- Facturi restante care nu încap în suma disponibilă
Un cont schimbat se confirmă telefonic, la un număr pe care îl aveați deja, nu la cel din email sau din factură. Până la decizie, factura nu intră în fișierul de plăți.
Stabilim împreună cum se pregătesc automat plățile la dumneavoastră: o discuție de 30 de minute, fără obligații.
Programați o analiză- Saga
- WinMentor
- SmartBill
- Oblio
- Nexus ERP
- Charisma
- SAP Business One
- Dynamics 365
- internet banking cu import de fișiere
Detalii tehnice instrumentele cu care construim
- n8n
- Make
- Power Automate
- Python
- C#
- PowerShell
Alegem instrumentul în funcție de proces și de mediul în care trebuie să ruleze: în cloud, pe serverele dumneavoastră sau hibrid.
Ce vă costă astăzi pregătirea plăților
Plățile se fac de obicei o dată sau de două ori pe săptămână, cu facturile copiate din program în internet banking. Greșeala cea mai scumpă e și cea mai greu de văzut: un IBAN schimbat.
Copiat de mână
Fiecare factură se scrie din nou în internet banking: furnizor, IBAN, sumă, detalii. Notele de credit și plățile parțiale se scad din memorie.
Contul luat din email
IBAN-ul vine din ultima factură sau dintr-un email „ne-am schimbat banca”. Fără o comparație cu plățile anterioare, o factură falsă trece neobservată.
Plătit de două ori sau prea târziu
O factură retransmisă în SPV ajunge plătită de două ori, iar una restantă rămâne în urmă pentru că nu era pe lista din săptămâna aceea.
Costul exact depinde de volum și de timpul alocat fiecărei plăți.Calculați cu cifrele dumneavoastră
Sumele, scadențele și conturile se verifică exact. AI intervine doar acolo unde textul trebuie înțeles.
Fără AI
Calculate exact, din facturi și din extras:
- IBAN-ul față de plățile anterioare
- Notele de credit și plățile parțiale
- Ordinea și suma disponibilă
- Fișierul pentru bancă
Cu AI
Acolo unde e nevoie de interpretare:
- Emailurile „ne-am schimbat contul”, semnalate înainte de plată
- Plăți din extras fără numărul facturii
- Răspunsurile furnizorilor la avizele de plată
Cât vă costă pregătirea plăților, azi și după automatizare?
Introduceți trei valori despre facturile pe care le verificați. Adăugați apoi ipotezele pentru după automatizare: rezultatul este o estimare orientativă, pe care o verificăm împreună în analiză.
Economie potențială estimată
180 RONpe lună
2.160 RONpe an
În prezent600 RON
După automatizare420 RON
- Verificare: 160 facturi × 0 min
- 0 RON
- Excepții: 40 facturi × 3 min
- 120 RON
- Costul automatizării
- 300 RON
8 ore recuperate lunar ≈ 1 zi de lucru
- Timp recuperat anual
- 96 ore
- Recuperarea investiției
- după analiză
Estimare orientativă, din cifrele introduse de dumneavoastră. Nu este o economie sau o rentabilitate garantată.
Trimiteți-mi calculul pe email
Despre plățile către furnizori
Fișierele încărcate în demo sunt trimise undeva?
Nu. Demo-ul rulează integral în browserul dumneavoastră: facturile, extrasul și IBAN-urile sunt citite pe calculatorul dumneavoastră și dispar când închideți pagina. Nu sunt încărcate pe serverul nostru și nu ajung la servicii externe. Exemplul folosește firme și conturi fictive.
Ce fișiere pot încărca în demo?
Facturile de plătit: XML-urile sau arhivele ZIP descărcate din SPV (e-Factura), ori lista facturilor neachitate exportată din Saga, WinMentor, SmartBill sau Excel, cu coloanele Furnizor sau CUI, Nr. factură, Scadență și Total sau Rest de plată. Opțional, extrasul de cont (CSV, Excel, MT940 sau CAMT.053), din care demo-ul află în ce cont ați plătit fiecare furnizor și soldul disponibil, și lista furnizorilor, cu CUI, IBAN și prioritate.
Trimiteți plățile la bancă?
Nu. Demo-ul pregătește doar fișierul de plăți (SEPA XML pain.001 și un CSV cu coloanele uzuale ale importului). În implementare, plățile ajung în internet banking ca lot în așteptare, iar lotul îl semnează tot un om, în bancă. Nimic nu se plătește automat.
De ce ajunge o factură la verificare?
Când IBAN-ul din factură diferă de contul în care ați plătit furnizorul până acum, când e prima plată către un furnizor nou, când factura nu are un IBAN valid, când extrasul arată că poate fi deja plătită sau când furnizorul e înscris ca inactiv. Un IBAN schimbat se confirmă telefonic, la un număr pe care îl aveați deja, nu la cel din email sau din factură: așa se oprește frauda cu factura falsă.
Cum se alege ce se plătește azi?
Intră facturile scadente până la data plății și cele care vin la scadență în următoarele zile (orizontul, 7 zile implicit), în ordinea: restante, furnizori prioritari, apoi scadența, cât încape în suma disponibilă. Dacă o factură restantă nu mai încape, decideți dumneavoastră ce așteaptă; orice factură poate fi inclusă sau scoasă manual.
Cu ce bănci funcționează?
Fișierul SEPA XML (pain.001) este formatul european standard pentru plăți în lot. Formatul exact și calea de import ale băncii dumneavoastră (fișier încărcat în internet banking sau conexiune directă, unde banca o oferă) le stabilim în implementare.
Trebuie să schimbăm programul de contabilitate?
Nu. Automatizarea funcționează cu programul pe care îl folosiți deja: Saga, WinMentor, SmartBill, Oblio, Nexus ERP, Charisma, SAP Business One sau alt ERP. Metoda de integrare (API, import de fișiere sau baza de date) o stabilim după ce analizăm programul și versiunea utilizate.
Cât costă?
Costul depinde de proces, numărul de sisteme implicate și complexitatea automatizării. Începem cu o analiză a procesului, după care vă putem oferi o estimare clară a implementării.
Nu ați găsit răspunsul?Întrebați-ne direct sau programați o analiză
Alte procese pe care le automatizăm
- Facturile de la furnizori sunt procesate manualFacturile din SPV pot fi citite, verificate și înregistrate automat în contabilitate.
- Facturile emise ajung respinse în SPVFacturile pot fi verificate înainte de trimitere și urmărite până la validare, în termenul de 5 zile lucrătoare.
- Încasările și restanțele sunt urmărite manualPlățile pot fi asociate automat facturilor, iar clienții cu restanțe pot primi remindere programate.
- Confirmările de sold se fac de mână la final de anExtrasele de cont pot fi pregătite din fișa partenerilor, iar răspunsurile comparate automat, document cu document.
- Borderourile de ramburs se potrivesc de mână cu facturileFiecare poziție din borderou își poate găsi automat factura, iar încasările ajung gata de înregistrare.
- Raportul lunar durează zile întregiRaportul poate fi generat automat și trimis conducerii la o dată fixă, de exemplu pe 1 ale lunii.
- Solicitările clienților se pierd în căsuța de emailSolicitările pot fi înregistrate în CRM și atribuite persoanei responsabile, cu un răspuns propus.
- Aceeași comandă este introdusă în mai multe programeComanda poate fi preluată automat în ERP, cu rezervarea stocului, factura și AWB-ul.
- Facturile și AWB-urile se fac de mânăComenzile pot fi verificate automat, iar AWB-ul și factura ies fără tastare; adresele nesigure ajung la un om.
- Aprobările și documentele circulă pe email, fără evidențăCererile pot ajunge direct la aprobator, iar clienții noi pot fi înregistrați automat în CRM.
- Transporturile se declară de mână în e-TransportAvizele pot fi verificate și declarate automat, iar codul UIT ajunge pe aviz și la șofer.
- Jurnalul de TVA se verifică manual cu SPVJurnalele pot fi comparate automat cu facturile din e-Factura, iar diferențele ajung la contabil înainte de decont.
- Pontajul se copiază manual în ExcelOrele pot fi împărțite automat în normale, suplimentare, de noapte și de sărbătoare, gata pentru salarizare.
- Termenele REGES se țin minte sau în ExcelTermenul fiecărei angajări, modificări sau încetări poate fi socotit automat, cu reminder înainte și dovada păstrată.
- Decontul precompletat nu se compară cu cel depusD300 și P300 pot fi comparate automat, rând cu rând, iar cauzele rămân într-o notă internă.
- Comenzile de pe WhatsApp se tastează de mânăMesajele și apelurile pot deveni linii de comandă în ERP, iar ce e neclar ajunge la un om.
- Comenzile Shopify se copiază de mână în FGO și la curierFiecare comandă poate deveni AWB, factură și email către client, iar adresele nesigure ajung la un om.
- Facturile de transport așteaptă POD-urileScanurile CMR/POD pot fi potrivite automat cu comenzile, iar cursele fără document apar într-o listă.
- Documentele flotei se urmăresc într-un ExcelITP, RCA, rovinietă, atestate și carduri pot fi urmărite automat, cu reminder înainte să expire.
- Extrasul de carburant nu ajunge pe curseFiecare alimentare poate fi repartizată automat pe camion și cursă, iar anomaliile ajung la un om.
- Ofertele se calculează zile întregi în ExcelDin lista de materiale, manoperă, regie și marjă poate ieși oferta, cu prețurile vechi semnalate.
- Stocul se actualizează de mână pe fiecare marketplaceStocul și prețul din WinMentor pot ajunge singure pe eMAG, Trendyol și Altex, iar excepțiile la un om.
- Licitațiile se caută de mână în fiecare ziAnunțurile potrivite pot ajunge într-un email zilnic, cu motivul și termenul fiecăruia.
- Alt proces decât cele prezentateDescrieți-l pe scurt și vă spunem dacă merită automatizat.
Analizăm împreună plățile către furnizori la dumneavoastră
Precizați programul de contabilitate, banca, câte facturi plătiți pe lună și cum pregătiți astăzi plățile.
SunațiWhatsAppMulțumim!
Am primit mesajul. Vă răspundem cât mai curând și, dacă procesul se potrivește, stabilim împreună o analiză gratuită de 30 de minute.
Urmează o analiză gratuită de 30 de minute, apoi primiți harta procesului și o estimare de durată și cost.
Sau programați direct o analiză